Conditions générales de vente Plateforme GD Scan® : Génotypage Haut débit

Article I- GENERALITES

Les prestations de service de la plateforme GD Scan® de GD Biotech consistent en une analyse du génome de l’animal concerné et une remise de résultats d’analyses au Client (personne ayant signé ou pour le compte de laquelle le Bordereau de demande d’analyse a été signé) en fonction de la demande exprimée par celui-ci sur le bordereau de demande d’analyse retourné avec le prélèvement joint. Elles ne peuvent s’étendre au-delà de la demande exprimée par le Client sur le bon Les présentes conditions générales de prestations de service sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d'achat, qui seront inopposables à GD Biotech, même si elle en a eu connaissance, et sauf dérogation écrite et express de la part du représentant légal de GD Biotech.

Article II- EXIGENCES RELATIVES AUX PRELEVEMENTS

Article II-1- Collecte et conservation

La collecte des échantillons de matériel biologique étant sous la responsabilité du Client, celui-ci s’engage à fournir des échantillons de bonne qualité, prélevés selon les spécifications de GD Biotech avec le matériel mis à disposition (exceptés les tubes Allflex), accompagnés de leur bordereau de demande d’analyse afin de permettre l’obtention d’informations complètes et exactes sur les animaux concernés. La conservation des prélèvements préalable à l’envoi pour génotypage est sous la responsabilité du Client. Les prélèvements doivent parvenir au laboratoire au plus tôt dans des conditions préservant leurs propriétés intrinsèques (à l’abri de la chaleur/lumière).

Article II-2- Critères d’acceptation des prélèvements

cartilage : les prélèvements doivent être fournis dans un tube Allflex. Le cartilage devra être bien distinct et physiquement intègre.
sang : les prélèvements doivent être réalisés en tubes EDTA (bouchon violet). Une quantité minimum de 300 μL doit être fournie. Les prélèvements sanguins issus d’animaux gémellaires seront proscrits
poils : une poignée de poils (un minimum de 30 bulbes) doit constituer l’échantillon. La partie bulbe doit être bien visible. Le prélèvement doit être effectué à l’aide du kit GD Scan.
semence : une paillette de semence diluée décongelée doit être fournie à minima.

Les coûts relatifs à l’envoi des échantillons sont à la charge du Client. Le service génétique de l’Union Gènes Diffusion SAS est en charge de la réception et de l’élaboration d’un fichier contenant les informations relatives aux animaux. Au cas où les exigences relatives aux prélèvements ne sont pas remplies, le Prestataire se laisse le droit de refuser un prélèvement transmis. Tout échantillon contrevenant aux conditions susmentionnées fera l’objet d’une communication auprès du Client. ???? autres matrices ou exigences non remplies : toute demande d’analyse GD Scan® sur une autre matrice que celles citées dans l’Article II-2 ou ne répondant pas aux exigences définies fera l’objet d’une mise en garde au Client sur la non-garantie de résultat et l’impossibilité de rendu de rapport d’essai sous couvert d’accréditation. Les prélèvements sont transmis au Prestataire, par le Client qui est chargé de leur envoi au service génétique de l’Union Gènes Diffusion SAS, à l’adresse suivante : Union GENES DIFFUSION Service Génétique 3595 RTE DE TOURNAI CS 70023 - 59501 DOUAI CEDEX

Article II-3- Exigences relatives aux informations accompagnant le prélèvement

Le Client s’engage à fournir les informations nécessaires au suivi de l’échantillon. A minima, un échantillon doit être accompagné des informations suivantes :

PAYS+N° : il s’agit du numéro officiel lié à l’animal, un code alphanumérique dont les deux premiers caractères sont deux lettres liées au pays de naissance de l’animal (ex : FR, pour un animal né en France) suivi de 10 chiffres, identifiant unique de l’animal.
CODE BARRE : il s’agit d’une succession de caractères alphanumériques encodés sous forme de code barre. Les codes à barres acceptés sont les codes-barres fournis par le service génétique (deux caractères pour les initiales relatives à GD Scan® soit GD suivis de 6 chiffres) et les codes à barres externes (ne seront acceptés que le code alphanumérique, seront proscrits les caractères spéciaux).
TYPE MAT BIOLO : ce champ renseigne sur la nature de l’échantillon biologique. Il peut prendre les valeurs suivantes : sang, semence, cartilage, poil ou biopsie Embryonnaire. Il est à noter que les échantillons de TYPE MAT BIOLO = Biopsie Embryonnaire feront l’objet d’un traitement hors de tout système d’accréditation.
PROJET : ce champ identifie les opérations qui seront à réaliser sous mandat du Client pour son compte propre à l’issue de l’opération de génotypage.

Il est convenu que la transmission de ces informations sera réalisée par l’intermédiaire d’un Bordereau de demande d'analyse mis à disposition du Client, pour le Prestataire cette transmission d’information tiendra lieu de bon de commande. Toute information erronée ou problématique révélée lors du traitement des prélèvements par le Prestataire entraînera sa non prise en charge et une communication au Client.

Article II-4- Transfert

Le Client a la responsabilité de faire parvenir les prélèvements dans le respect de la législation du transport de matériel biologique en vigueur. Tout prélèvement doit être accompagné d’un Bordereau de demande d’analyse, correctement renseigné et signé par le donneur d’ordre autorisé. Le nom de l’organisme ou de la personne qui recevra le résultat et la facture doit être clairement indiqué. GD Biotech pourra refuser de prendre en charge une demande et/ou analyser les échantillons qu’elle jugera non conformes en termes de qualité, de quantité ou de conditionnement. Elle notifiera au Client cette impossibilité. La nouvelle collecte sera à la charge du Client, cependant une seule prestation sera facturée. Dans le cas où les résultats sont inexploitables, GD Biotech ne facturera pas la prestation.

Article III- DEMANDE SPECIFIQUE

En cas de demande de réalisation d’une analyse spécifique nécessitant un travail de recherche et de développement inhabituel, il y aura surfacturation de la prestation demandée par le Client. Aucun résultat correspondant à ces demandes ne pourra être délivré sous couvert d'accréditation.

Article IV- ENGAGEMENT DU PRESTATAIRE

Article IV-1- Engagement concernant la prestation

Le Prestataire s’engage à :

réaliser la mission telle que définie à l’Article 1 du présent contrat, en mobilisant les moyens adaptés en locaux, matériel, personnel (ressources physiques et compétences) pour réaliser les analyses,
à respecter les dispositions légales et réglementaires applicables selon le référentiel NF EN ISO/IEC 17025 concernant les prestations se trouvant dans la portée d’accréditation,
à utiliser les puces à haut-débit bovines EuroGMD v3 (Illumina) et versions supérieures,
à valider les résultats dans les conditions suivantes :
Tout échantillon d’ADN aboutissant à un Call Rate sur l’intégralité des marqueurs présents sur la puce de génotypage < 0,95 ou Call Rate sur l'intégralité des marqueurs ISO (présents dans l’annexe 1) < 0,95 ne sera pas validé,
à mettre à disposition les résultats des analyses en base de données pour d’éventuels traitements complémentaires, ces données seront conservées pendant une durée minimum de 8 ans. Au-delà de ce délai, le Prestataire s’engage à demander l’accord du Client pour toute suppression de données.
à conserver les prélèvements de poils et sang transmis pour une durée minimum de 3 semaines après réception au laboratoire. Au-delà de ce délai, le Prestataire pourra procéder à la destruction des prélèvements sans accord explicite du Client.
à conserver les échantillons d’ADN pendant une période minimum de deux ans suivant l’opération de génotypage. Au-delà de ce délai, le Prestataire pourra procéder à la destruction des prélèvements sans accord explicite du Client.
Le Client peut demander par écrit, avant l’expiration de ce délai de conservation de 2 ans la réexpédition en tout lieu de son choix. La réexpédition fera l’objet d’une prestation spécifique, et sera faite aux frais et risques du Client.
a faire usage des modes opératoires suivants, toute modification de méthode donnera lieu à la signature d’un avenant au présent contrat :

Modes opératoires relatifs au traitement des échantillons biologiques : GDB_MOP_07_Elaboration des fichiers d’extraction GDB_MOP_13_Elaboration des fichiers SAM Modes opératoires relatifs aux matrices biologiques de type sang (en tube EDTA, bouchon violet) : GDB_MOP_01_Préparation des matrices pour extraction d'ADN à partir de prélèvements de sang GDB_MOP_05_Extraction d'ADN en plaque à partir de sang GDB_MOP_33_Extraction d'ADN sur MagnetaPure 96 à partir de sang Modes opératoires relatifs aux matrices biologiques de type poils ou cartilage : GDB_MOP_02_Préparation des matrices pour extraction d'ADN à partir de prélèvements de poils et cartilage GDB_MOP_03_Extraction d'ADN en plaque à partir de cartilage_poil GDB_MOP_32_Extraction d'ADN sur MagnetaPure 96 à partir de poils Modes opératoires relatifs aux matrices biologiques de type semence animale : GDB_MOP_30_Préparation des matrices pour extraction d'ADN à partir de prélèvements de semence GDB_MOP_04_Extraction d'ADN en tube à partir de semence Modes opératoires relatifs à l’opération de génotypage : GDB_MOP_09_Génotypage GDB_MOP_10_Enregistrement et traitement des données

Article IV-2- Délais d’exécution

Le Prestataire s’engage à réaliser le génotypage des échantillons dès que possible après leur réception afin de mettre à disposition des résultats dans un délai optimal. Par résultats est entendu la mise à disposition des formes alléliques faisant suite à l’opération analytique réalisée à partir des échantillons biologiques mis à disposition par le Client. Ce délai est défini par la différence de date entre la réception des prélèvements et la mise à disposition en base de données des résultats des analyses confiées par le Client. La plateforme de génotypage GD Scan® organise les analyses de telle manière à ne pas avoir de puces non utilisées. Si le stock et les arrivages de prélèvements ne permettent pas d’analyser les échantillons avant le délai imparti avec des séries complètes, le Prestataire avertira le Client qui décidera de lancer ou non les analyses. Dans ce cas, le coût des puces non utilisées dans la série d’analyse sera à la charge du Client.

Article V- PROPRIETE DES PROCEDES UTILISES

GD Biotech a pour unique obligation d’analyser les échantillons et de transmettre au Client les informations issues du génotypage (les résultats) en fonction de la demande formulée sur le Bordereau de demande d’analyse. EN AUCUN CAS, LE PROCEDE D’ANALYSE NE SERA TRANSMIS AU CLIENT, MEME SI LE CLIENT EN A FAIT PREALABLEMENT LA DEMANDE. GD BIOTECH DEMEURE PROPRIETAIRE DU PROCEDE D’ANALYSE ET DU SAVOIR-FAIRE ACQUIS LORS DES TRAVAUX DE RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT. Rien dans les présentes conditions générales de prestations de service, mails, courriers, échanges, bons etc.…, ne pourra être interprété comme transférant un quelconque droit au Client ; sauf accord écrit express entre le Client et GD Biotech, signé par le représentant légal de GD Biotech.

Article VI- RESULTATS

Article VI-1- Restitution des résultats

Le Prestataire s’engage à fournir les résultats d’analyse sur la plateforme dédiée. L’éleveur ayant un compte pourra accéder à ses résultats quand il le souhaite. Par voie de mail, le Prestataire s’engage à prévenir de la finalisation de l’opération d’analyse les techniciens inséminateurs. Dans le cas des résultats de tests génétiques, ceux-ci seront envoyés par courrier aux éleveurs et par voie de mail aux techniciens inséminateurs. Les résultats seront archivés pendant un délai de 8 ans.

Article VI-2- Impartialité et confidentialité des résultats

La plateforme de génotypage GD Scan® s’engage à réaliser les prestations d’analyses en toute impartialité, à garantir la confidentialité de toute information obtenue ou générée au cours des activités de la plateforme de génotypage et de ne pas les transmettre à des tiers sans autorisation préalable du Client. La plateforme de génotypage GD Scan® informe le Client que les comptes-rendus d’analyse peuvent être mis à disposition d’un auditeur externe qui sera soumis à un accord de confidentialité. Elle déclare ne pas engager le laboratoire dans des activités incompatibles susceptibles d’influer sur l’indépendance et l’impartialité. Le personnel intervenant dans la production de génotypage est signataire d’une charte visant à sensibiliser aux notions d’impartialité et de confidentialité soutenant leur activité. Cette charte définit les règles de déontologie et de conduite s’imposant à l’ensemble du personnel de la plateforme de génotypage en matière d'indépendance, d’impartialité, d'intégrité et de confidentialité.

Article VII- ENGAGEMENT DU CLIENT

Article VII-1- Volume de prélèvements

Le Client s’engage à transmettre les prélèvements quotidiennement, sauf cas d’impossibilité exceptionnel, afin de faciliter le lancement des analyses pour respecter un délai moyen de 14 jours dans la mise à disposition des résultats. Le Client s’engage à communiquer à la plateforme de génotypage GD Scan® toute impossibilité de transmission de prélèvements.

Article VII-2- Bordereau de demande d’analyse

Le Client s’engage à transmettre au prestataire un fichier ou un Bordereau de demande d’analyse répondant aux exigences décrites à l’Article II-3 du présent document, contenant les informations relatives aux animaux en même temps que les prélèvements.

Article VII-3- Dépôt des résultats d’analyse (marqueurs)

Le Client donne mandat au Prestataire pour l'envoi de l'intégralité des marqueurs génotypés à l'opérateur GenEval (association déclarée, Siret 83796143200015) par les canaux définis par ce même opérateur.

Article VII-4- Mise à disposition de comptes-rendus d’analyses

Le Client annonce, sauf demande contraire explicite, renoncer à la transmission de compte- rendu d’analyse. Le Prestataire attire l’attention du Client sur le fait que les résultats ne se rapportent qu'aux objets soumis à l'essai. Le Client s’engage à informer le Prestataire de toute modification du (ou des) destinataire(s) de rapport de résultat.

Article VII-5- Suivi des retours clients

Un traitement des réclamations clients est mis en place afin de permettre une action rapide par la mise en place des mesures d’urgence pour répondre au mécontentement ou au besoin d’informations du réclamant. Le rapport, les documents de résultats transmis par voie électronique (seule modalité pratiquée pour la transmission des résultats d'analyse) mentionnent l’adresse générique permettant la prise de contact pour toute réclamation ou demande d’informations (pour la compréhension d’une analyse ou toute question relative aux modes opératoires). Cette adresse email est SAV-genotypage@genesdiffusion.com.

Article VIII- DEMANDE INCOMPLETE

GD Biotech se réserve le droit, après un rappel écrit, resté sans réponse pendant trois mois, de facturer toute demande incomplète au tarif correspondant au travail réalisé.

Article IX- CONDITIONS DE REGLEMENT

La facture est envoyée pour courrier ou par email aux adresses indiquées sur le Bordereau de demande d’analyse. Les prestations doivent être réglées à réception de facture, sans escompte, par chèque, virement ou mandat. Toute facture non réglée à échéance, entraîne de plein droit et en supplément d’une indemnité forfaitaire de 40€, l'application de pénalités de retard, jusqu'au règlement de la totalité des sommes dues. Le taux de l’intérêt de retard est égal à trois fois le taux d’intérêt légal. Le défaut de paiement d'une facture autorise le Prestataire tous ses droits et actions réservés, à suspendre toute livraison des produits et/ou l’exécution de toute prestation, quelles que soient les conditions de la commande, jusqu'à parfait paiement, ainsi qu'à faire courir les pénalités pour retard de paiement.

Article X- RESPONSABILITE

La collecte des échantillons sur les animaux concernés est à la charge et aux risques du Client. Dans l’accomplissement de sa mission, GD Biotech est seulement tenue à une obligation de moyens. Le Prestataire n’est pas responsable envers le Client des actions engagées ou non engagées sur la base des comptes-rendus d’analyse émis par la plateforme de génotypage GD Scan® aux vues de résultats d’analyse incorrects provenant d’informations peu claires, erronées, incomplètes, équivoques ou fausses fournies par le Client. Il n’appartient pas au Prestataire de s’assurer que ses constats, informations ou déclarations de conformité ou de non-conformité sont ou non suivis d’effet. De plus, GD Biotech ne pourra être condamnée pour la perte des échantillons :

Lors du transport au-delà de l’indemnisation prévue dans le contrat du transporteur
Lors de la prestation au-delà du prix payé par le Client pour la prestation

Article XI- DROIT APPLICABLE – LITIGES

Seul le droit français est applicable. A défaut d’accord amiable, tout différend persistant sera de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Douai, même en cas de pluralité des parties.